GridIron Flow là một ứng dụng đột phá – chưa bao giờ có gì giống như vậy. Trình quản lý quy trình công việc trực quan này sử dụng một giao diện đơn giản để hiển thị cho bạn thông tin quan trọng về các dự án của bạn và giữ cho bạn có tổ chức. Nó giống như một bản nâng cấp hệ điều hành cho người dùng phần mềm sáng tạo, vì nếu tính năng Spotlight của Mac OS X đột nhiên bắt đầu theo dõi mối quan hệ giữa các tệp của bạn và lượng thời gian bạn dành cho chúng.
Làm thế nào nó làm điều này? Flow tạo một bản đồ hiển thị sơ đồ về cách sử dụng tài sản từ một ứng dụng trong các tài liệu của ứng dụng khác. Nó cũng hiển thị các tệp được xuất sang các định dạng khác và chính xác nơi chứa tất cả các tệp đó. Lần đầu tiên, bạn có thể dễ dàng xem thông tin quan trọng về mọi tệp liên quan trong một dự án. Flow cũng lưu bản sửa đổi các tệp của bạn, vì vậy bạn có thể trở lại các phiên bản trước. Và nó theo dõi thời gian bạn thực sự làm việc trên mỗi tài liệu, điều này giúp việc thanh toán cho thời gian của bạn dễ dàng hơn nhiều.
Ví dụ: bạn có thể dễ dàng khôi phục phiên bản trước đó của hình ảnh Photoshop (Macworld xếp hạng 4 trên 5 con chuột) mà bạn đã sử dụng trong tài liệu Illustrator (Macworld xếp hạng 4 trên 5 con chuột), sau đó bạn đặt vào InDesign (Macworld được xếp hạng 4,5 trong số 5 con chuột), được xuất dưới dạng PDF, được sử dụng trong hoạt hình Flash (Macworld xếp hạng 4,5 trên 5 con chuột), sau đó được đặt vào phim – chỉ bằng cách kéo tệp phim cuối cùng vào Flow. Hoặc bạn có thể tìm thấy tệp văn bản gốc sau khi tệp được đặt vào tài liệu InDesign, được xuất sang PDF và sau đó được bao gồm trong bản trình bày PowerPoint (Macworld đánh giá 4 trên 5 con chuột).
[ Trở thành quản trị viên Microsoft Office 365 trong thời gian kỷ lục với khóa học bắt đầu nhanh này từ PluralSight. ]
Trong nền
Sau khi khởi chạy, Flow hoạt động ở chế độ nền. Nó phân tích từng tệp để theo dõi nó đến bất cứ nơi nào bạn có thể nhập, xuất hoặc đặt nó. Nó theo dõi khi bạn di chuyển các tập tin trên ổ cứng và nó vô hình giữ các tài liệu gốc khi bạn lưu chúng.
Lần đầu tiên Flow chạy, có thể mất qua đêm để quét tất cả các tài liệu của bạn để tìm liên kết, nhưng ngay cả trước đó, bạn có thể kéo bất kỳ tệp nào vào biểu tượng của nó để tạo bản đồ khi đang di chuyển. Sau lần quét đầu tiên, nhu cầu của Flow trên bộ xử lý Mac của bạn là tối thiểu. Flow giữ bản đồ và các tệp đã xóa trong một thư mục (có tên FlowData) ở cấp gốc của ổ cứng của bạn. Nếu bạn sử dụng Time Machine để sao lưu máy Mac của mình, bạn sẽ muốn thêm thư mục đó vào danh sách thư mục của Time Machine để bỏ qua.
Flow hoạt động với hầu hết mọi loại tệp đầu ra sáng tạo: định dạng phần mềm Adobe Creative Suite, ứng dụng chỉnh sửa video và âm thanh từ Adobe và Apple, Microsoft Office, ứng dụng 3-D, AutoCAD, CorelDRAW, Họa sĩ (Macworld xếp hạng 4,5 trên 5 con chuột ), tệp văn bản và thậm chí các tệp ngẫu nhiên bạn chọn để liên kết với một dự án – chỉ cần kéo chúng vào tài liệu trong bản đồ của Flow để kết nối chúng.
[Bây giờ hãy xem 7 công cụ mạng miễn phí bạn phải có . ]
Hầu hết các ứng dụng sáng tạo đều theo dõi các tệp bạn đã liên kết với từng tài liệu và có thể thu thập các tệp được liên kết đó vào một gói. Nhưng giả sử bạn tạo một minh họa, và sau đó bạn sử dụng nó trong vô số dự án và xuất nó theo vô số cách. Flow có thể tiết lộ ở mọi nơi tệp được sử dụng như một phần của tệp khác – ngay cả khi tệp được xuất sang PDF, Flash hoặc phim.
Điều này là tiện dụng và có giá trị. Đây là một kịch bản xảy ra cứ sau vài phút ở đâu đó trên thế giới: Khách hàng của bạn muốn trao đổi một bức ảnh ở tất cả những nơi nó được sử dụng trong nhiều dự án. Flow cho phép bạn xem ngay lập tức tất cả các địa điểm mà ảnh đã được sử dụng để bạn có thể tính toán thời gian cần thiết để thay thế nó. Không có cách nào khác để làm điều đó trong một bước.
Flow cũng có thể làm điều kỳ diệu của nó cho các nhóm làm việc đa nền tảng. Nếu bạn đặt Bản đồ chia sẻ của mình lên một máy chủ tệp chuyên dụng, Flow sẽ theo dõi mọi thay đổi được thực hiện và mọi người sẽ thấy các bản cập nhật cho bản đồ khi chúng xuất hiện.
Nói về việc xem các bản cập nhật, Flow có thể hiển thị bản đồ nổi, hiển thị bên trong các ứng dụng Creative Suite 4 của Adobe, hiển thị tất cả các tài liệu khác phụ thuộc vào tệp hiện tại, tất cả các phiên bản của tệp đó, thời gian làm việc trên tệp đó và hơn thế nữa. Bản đồ cập nhật trong thời gian thực khi bạn làm việc. Một cửa sổ nổi khác cảnh báo bạn khi bạn sử dụng Finder để di chuyển hoặc xóa các tệp được sử dụng bởi các tệp khác.
One major limitation is that this version of Flow does not support QuarkXPress ( Macworld rated 3.5 out of 5 mice ) or Photoshop Lightroom ( Macworld rated 4.5 out of 5 mice ). GridIron says it’s planning to support these creative pro apps in the very near future. It also doesn’t track research time spent on e-mail or browsing the Web, both of which you may want to include in your billable hours.
Macworld’s buying advice
GridIron Flow 1.0.1 is a valuable asset manager that easily delivers hard-to-gather information. It’s especially helpful for creative pros who tend to repurpose files for a variety of projects. Because of its value to workgroups, the company has priced it accordingly: $299 for one copy, or $399 for three copies. At $133 per user, I believe Flow will save users time and money. Flow worked exactly as advertised. If your workflow does not include QuarkXPress or Lightroom, I recommend it now without hesitation. Otherwise, wait for the next revision, which should support those apps.
[Jay J. Nelson is the editor and publisher of Design Tools Monthly, an executive summary of graphic design news.]
This story, “GridIron Flow 1.0” was originally published by Macworld.